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Datenschutzbeauftragter (DSB)

Die Funktion des Datenschutzbeauftragten (DSB) wurde durch die DSGVO eingeführt. Nicht alle Rechtsträger, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind verpflichtet, einen DSB zu bestellen. In jedem Fall ist es aber empfehlenswert, die Vorteile zu überdenken, die sich aus der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ergeben. Die Funktion des DSB kann von einem Arbeitnehmer ausgeübt werden. Am sichersten und lohnenswertesten ist es jedoch, diese Kompetenzen einer externen Person zu übertragen, die über Erfahrung und Wissen verfügt, die dem Pflichtenumfang entsprechen.

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Die Dienstleistungen eines externen DSB umfassen folgende Tätigkeiten:

Information des Unternehmers und der Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, über ihre Pflichten auf der Grundlage der DSGVO sowie der sonstigen Datenschutzvorschriften der EU bzw. der Mitgliedstaaten und diesbezügliche Beratung;
Durchführung periodischer Datenschutz-Audits sowie von Ad-hoc-Audits, wenn ein Datenschutzzwischenfall bekannt wird oder der begründete Verdacht besteht, dass es zu einem solchen Zwischenfall gekommen ist, über die ein Bericht samt Empfehlungen erstellt wird;
Aufsicht über die Anwendung und Aktualisierung der Datenschutzpolitik und der Datenverarbeitungsverfahren;
Aktualisierung des Wissens über den Schutz personenbezogener Daten durch Organisation von Schulungen für Führungskräfte der mittleren und oberen Ebene sowie für Arbeitnehmer und Mitarbeiter;
Teilnahme an der Begutachtung geschäftlicher Abläufe im Hinblick auf ihre Übereinstimmung mit den Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, darunter Erarbeitung der Grundsätze für die Schulung neuer Mitarbeiter;
Begutachtung von Klauseln, Ordnungen bzw. anderen Dokumenten hinsichtlich deren Übereinstimmung mit den Vorschriften über den Schutz personenbezogener Daten;
regelmäßige Besuche, um die Einhaltung der DSGVO und und der sonstigen mit der Tätigkeit des Unternehmers verbundenen Vorschriften zum Datenschutz laufend zu überwachen (darunter das Sammeln von Informationen zwecks Identifizierung von Verarbeitungsprozessen, Analyse und Überprüfung der Konformität dieser Verarbeitung, Benachrichtigung, Beratung und Empfehlungen für die Geschäftsführung/die Gestaltung der Unternehmenstätigkeit hinsichtlich bestimmter Maßnahmen im Bereich personenbezogener Daten);
Aufsicht über die Bearbeitung von Zwischenfällen i.Z.m. dem Schutz personenbezogener Daten;
Zusammenarbeit mit dem Präsidenten der Datenschutzbehörde, darunter vorherige Absprachen mit dieser Behörde; Teilnahme an etwaigen Kontrollen, Erteilung von Erläuterungen, Übergabe von Dokumenten und Informationen zwecks Erfüllung der Aufgaben des DSB;
Anlaufstelle für die betroffenen Personen, darunter Erstellung möglicher Antworten an die betroffenen Personen in Angelegenheiten i.Z.m. der Verarbeitung personenbezogener Daten;
laufende Aufsicht über das vom Unternehmer geführte Register der Datenverarbeitungstätigkeiten und der Dokumentation der Datenschutzverletzungen;
laufende Unterstützung der Mitarbeiter des Unternehmers bei der Verarbeitung personenbezogener Daten;
Beratung – auf Anfrage des Unternehmers – i.Z.m. der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Art. 35 DSGVO;
Beratung des Auftraggebers in technischen und organisatorischen Fragen i.Z.m. der Sicherheit personenbezogener Daten.