Schutz von Hinweisgebern – neue Richtlinie, neue Pflichten

Am 16. April 2019 nahm das Europäische Parlament eine Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern an. Die neue Regelung soll Personen Schutz gewährleisten, die Verstöße gegen das EU-Recht an ihrem Arbeitsplatz melden. Sie führt zahlreiche zusätzliche Pflichten für Unternehmer ein.

Nicht ausreichender Schutz

Laut der Europäischen Kommission gewährleisten gegenwärtig nur 10 Mitgliedstaaten den Hinweisgebern ein umfassendes Schutzsystem (Polen zählt nicht dazu). In den übrigen Staaten ist der Schutz lückenhaft. Die einzige polnische Regelung, die ausdrücklich dazu verpflichtet, den Hinweisgebern die Möglichkeit zu geben, Missstände zu melden, ist das Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (nachfolgend: Geldwäschegesetz). Diese Pflicht bezieht sich jedoch lediglich auf Unternehmer, die eine bestimmte, im Gesetz direkt genannte Tätigkeit ausüben (z.B. Buchhaltungsdienstleistungen, Bereitstellung eines Sitzes oder einer Adresse bzw. Erbringung von Bankdienstleistungen).

Angesichts solcher Skandale wie LuxLeaks bzw. Panama Papers gewinnt das Thema des Schutzes von Hinweisgebern an Bedeutung. Außerdem betragen die Verluste, die durch das Fehlen eines ausreichenden Schutzes von Hinweisgebern bei öffentlichen Vergaben verursacht werden, laut Angaben der Europäischen Kommission von 5,8 bis sogar 9,6 Mrd. Euro in der ganzen Europäischen Union.

Ziel der Richtlinie ist die Errichtung eines komplexen Systems zum Schutz von Hinweisgebern, das alle EU-Mitgliedstaaten umfassen soll.

Pflichten von Unternehmern

Die mit der Gewährleistung des Schutzes von Hinweisgebern verbundenen Pflichten werden einen viel weiteren Kreis von Unternehmern betreffen, als bisher, darunter auch private Unternehmen, die mindestens 50 Arbeitnehmer beschäftigen. Diese werden verpflichtet sein, entsprechend geschützte Kanäle zu schaffen, über welche die Hinweisgeber die Verstöße melden können. Darüber hinaus werden sie interne Verfahren einführen müssen, die die Entgegennahme derartiger Meldungen sowie die nachfolgende Vornahme entsprechender Maßnahmen regeln.

Die Richtlinie überlässt den Gesetzgebern der jeweiligen Staaten die Möglichkeit, diese Pflichten auch auf Unternehmer auszudehnen, die weniger als 50 Arbeitnehmer beschäftigen.
Sie setzt auch voraus, dass im Rahmen des erwähnten Verfahrens die Person oder Abteilung genannt werden muss, die für die Maßnahmen verantwortlich ist, welche infolge der gemeldeten Verstöße ergriffen werden müssen. Demzufolge wird die Möglichkeit eine Person zu berufen, die die Funktion des Compliance Officers wahrnimmt, oder eine hierfür zuständige Stelle einzurichten, an Bedeutung gewinnen. Dies ist eine empfehlenswerte Lösung, auch in Hinsicht auf andere Regelungen, die vor kurzem in Kraft getreten sind oder die gegenwärtig bearbeitet werden (z.B. der Gesetzesentwurf über die Haftung von kollektiven Rechtsträgern für Straftaten).

Es ist zu beachten, dass es sich beim Hinweisgeber, dem der Schutz zu gewährleisten ist, nicht nur um einen Arbeitnehmer, sondern auch um einen Selbstbeschäftigten sowie einen Auszubildenden oder Praktikanten handeln kann. Hinweisgeber können außer den internen Meldungen auch externe Meldungen abgeben, die darin bestehen, dass die entsprechende Behörde über die Rechtsverletzung benachrichtigt wird. Beide Arten von Meldungen sind mit dem an Unternehmer gerichteten Verbot von Repressalien verbunden. Die Richtlinie nennt Beispiele von Handlungen, die als Repressalien gegen den Arbeitnehmer zu deuten sind: Kündigung, Suspendierung, Degradierung oder die Vorenthaltung einer Beförderung.

Die neue Regelung verpflichtet auch die Mitgliedstaaten zur Gewährleistung eines Systems von Strafen für Unternehmer, die Repressalien gegen Arbeitnehmer anwenden. Allerdings nennt die Richtlinie selbst keine konkreten Sanktionen. Sie stellt an den nationalen Gesetzgebern lediglich die Anforderung, dass die von ihnen festgelegten Strafen wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sind.

Die Zukunft der Richtlinie

Nachdem die Richtlinie vom EU-Parlament angenommen wurde, wird sie an den Rat der Europäischen Union weitergeleitet. Nach der endgültigen Verabschiedung wird sie in die nationalen Rechtssysteme implementiert werden.

Aus diesem Grunde haben die Unternehmen noch relativ viel Zeit, um sich auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten. Da die Änderungen jedoch weitreichend sein werden, ist es empfehlenswert, diese Richtlinie schon jetzt zu beobachten, auch wenn es zurzeit schwer fällt festzustellen, ob noch wesentliche Änderungen ihres Inhalts zu erwarten sind. Man könnte jedoch mit Vorsicht davon ausgehen, dass die grundlegenden Pflichten der Unternehmer wohl nicht geändert werden (Errichtung von Kanälen zur Meldung von Missständen und Umsetzung interner Verfahren).

Die Richtlinie setzt lediglich den Mindeststandard des Schutzes der Hinweisgeber fest, wobei den nationalen Gesetzgebern im Rahmen konkreter Lösungen Gestaltungsfreiheit zusteht (insbesondere im Bereich der Festlegung von Strafen für die Nichterfüllung von Pflichten sowie der Auferlegung der Pflichten auf Unternehmer, die weniger als 50 Personen beschäftigen).

Für viele Unternehmer wird die Anpassung an die in der Richtlinie vorgesehenen Standards eine große Herausforderung darstellen. Das betrifft insbesondere diejenigen von ihnen, die aufgrund der ausgeübten Tätigkeit bisher noch nicht mit der Compliance-Thematik zu tun hatten. Die besprochene Richtlinie ist (nach dem Geldwäschegesetz) ein weiteres Beispiel für die wachsende Bedeutung von Compliance für die Marktteilnehmer. Schritt für Schritt wird jeder Unternehmer verpflichtet werden, das Risiko von Missständen, unabhängig von der Art der ausgeübten Tätigkeit, zu minimieren.

Über weitere Arbeiten an der Richtlinie und anschließend am Gesetz zu ihrer Umsetzung werden wir Sie laufend informieren. Für Rückfragen stehen Ihnen unsere Experten zur Verfügung.

Sind Sie an den Einzelheiten der neuen Regelungen zu Hinweisgebern interessiert, so steht Ihnen das Team für Compliance von Rödl & Partner aus den Büros in Breslau, Danzig, Gleiwitz, Krakau, Posen und Warschau gerne zur Verfügung.