Anreizsystem zur Nutzung des internen Meldeverfahrens in der Praxis

Interessanterweise setzte der erste Gesetzesentwurf keine Einführung eines Anreizsystems in das interne Meldeverfahren (damals „Regelung für interne Meldungen“ genannt) voraus. Die diesbezüglichen Bestimmungen waren erst im zweiten Gesetzesentwurf enthalten, in dem es hieß, dass „das interne Verfahren zusätzlich insbesondere die Festlegung eines Anreizsystems zur Nutzung des internen Meldeverfahrens umfassen kann“ [1].

Dies bedeutete, dass die zur Einführung des Verfahrens verpflichteten Rechtsträger Bestimmungen über ein Anreizsystem freiwillig einführen konnten. Das Gesetz sah keine Strafen für dessen Nichteinführung in das interne Verfahren vor. Erst im dritten Gesetzesentwurf wurde das Anreizsystem zu einem obligatorischen Bestandteil des internen Meldeverfahrens, jedoch unter bestimmten Voraussetzungen.  

Das interne Meldeverfahren legt ein Anreizsystem zur Nutzung dieses Verfahrens fest, und zwar dann, wenn:

Es ist somit wichtig, dass der Rechtsträger über Mechanismen verfügt, die es ihm ermöglichen, gegen die gemeldeten Rechtsverstöße intern, ohne Beteiligung externer Rechtsträger vorzugehen. Die die Meldung vornehmende Person (Hinweisgeber) sollte außerdem sicher sein, dass ihr gegenüber keine Repressalien angewandt werden und dass kein diesbezügliches Risiko besteht. 

Diese Bestimmungen blieben im vierten, d.h. aktuellen Gesetzesentwurf unverändert. 

Weder in einem der Gesetzesentwürfe noch in einer der Begründungen zu den Gesetzesentwürfen hat der Gesetzgeber definiert, was unter dem Begriff des Anreizsystems zu verstehen ist und auf welche Art und Weise die Rechtsträger dieses System bestimmen und in ihren Organisationen einführen sollten.

Auch die Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates (EU) zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden [3], gibt keine Antwort auf diese Frage.

Sie besagt Folgendes: „Die Mitgliedstaaten setzen sich dafür ein, dass die Meldung über interne Meldekanäle gegenüber der Meldung über externe Meldekanäle in den Fällen bevorzugt wird, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und der Hinweisgeber keine Repressalien befürchtet“ [3a] – sie präzisiert jedoch nicht, wie man dazu anreizen kann.  

Es kann daher festgestellt werden, dass es gegenwärtig vom jeweiligen Rechtsträger abhängt, wie das Anreizsystem aussehen wird. Diesbezüglich können die auf dem Markt seit vielen Jahren präsenten Lösungen behilflich sein. In vielen Organisationen funktionieren bereits Systeme mit Benefits, die den Arbeitnehmern entweder für bestimmte Tätigkeiten (z.B. Hilfe bei der Einarbeitung eines neuen Teammitglieds) oder als Werkzeug zur Steigerung der Attraktivität des Rechtsträgers auf dem Arbeitsmarkt gewährt werden. Die Rechtsträger können die in ihren Organisationen oft bereits vorhandenen Lösungen nutzen, was eine große Erleichterung sein kann. 

Um die Vornahme von Meldungen zu fördern, kann der Rechtsträger auch die Einführung von Regelungen erwägen, die zu einem höheren Arbeitskomfort des Hinweisgebers beitragen werden. Zwar hat der Hinweisgeber vielleicht keine Angst vor Repressalien, diese Situation kann jedoch bei ihm ein gewisses Unbehagen verursachen. Aus diesem Grund kann es für den Hinweisgeber von Bedeutung sein, dass er keinen direkten Kontakt mit der Person oder den Personen hat, auf die sich die Meldung bezieht. 

Um solche Personen zu ermutigen, kann als Anreiz erwogen werden, dem Hinweisgeber für eine mit ihm vereinbarte Zeit eine andere Arbeit zuzuweisen, wenn dies seinen Arbeitskomfort steigern sollte. Außerdem kann in Organisationen, in denen dies möglich ist, als ein Bestandteil des Anreizsystems die Möglichkeit erwogen werden, dem Hinweisgeber für die Zeit der Bearbeitung der Meldung die Arbeit im Homeoffice zuzuweisen. Bei Organisationen, in denen eine solche Möglichkeit nicht besteht, kann die Gewährung von zusätzlichen arbeitsfreien Tagen unter Wahrung des Rechts auf Vergütung für eine individuell mit dem Hinweisgeber bestimmte Zeit in Betracht gezogen werden (je nach der Art der Meldung und den zu ergreifenden Maßnahmen).  

Solche Lösungen stellen zwar keine finanzielle Gratifikation für den Hinweisgeber dar, können jedoch Einfluss auf seine Entscheidung bezüglich der Meldung eines Verstoßes haben. Dadurch stellen sie einen Anreiz, von dem im Gesetz die Rede ist, dar. 

Das Anreizsystem wurde als ein obligatorischer Bestandteil des internen Meldeverfahrens festgelegt. Das Gesetz sieht Geldstrafen für die Nichteinführung des internen Meldeverfahrens oder für die Einführung dieses Verfahrens unter Verstoß gegen seine obligatorischen Bestandteile vor [4].

Es kann festgestellt werden, dass die Funktionsweise des Anreizsystems durch die Praxis bestimmt oder vom Gesetzgeber in weiteren Gesetzesentwürfen präzisiert werden wird. Gegenwärtig scheint es, dass das Cafeteria-System oder die Möglichkeit der Arbeit im Homeoffice bzw. die Gewährung von arbeitsfreien Tagen solche Werkzeuge sein können.