Faktura proforma a faktura zaliczkowa i końcowa

Faktura proforma, mimo swojej nazwy, nie jest dokumentem księgowym – jest wykorzystywana jako oferta handlowa lub informacja o całkowitym koszcie towaru lub usługi. Wystawienie proformy nie jest obowiązkowe, lecz przedsiębiorcy chętnie korzystają z niej w obrocie gospodarczym. Proforma nie zwalnia jednak z obowiązku wystawienia faktury właściwej po dokonaniu transakcji.

Proforma nie dokumentuje sprzedaży, jest to dopiero etap oferty handlowej. Nie jest uwzględniana w księgach rachunkowych, nie rodzi też obowiązku podatkowego. Nie zobowiązuje odbiorcy do zapłaty należności, w związku z czym przedsiębiorca nie może na jej podstawie dochodzić swoich roszczeń.

Proforma może wyglądać tak samo jak faktura właściwa, z tą różnicą, że w jej tytule należy zaznaczyć, że jest to faktura proforma. To oznaczenie jest bardzo ważnym elementem tego dokumentu.

Proforma często jest wykorzystywana w celach ofertowych bądź informacyjnych. Taki dokument przedstawia zainteresowanemu ofertą klientowi wartość transakcji, może być także użyty jako przypomnienie o terminie płatności. Jeżeli klient nie dokona płatności, wystawca proformy nie musi podejmować żadnych działań – nie ma obowiązku dostarczenia towaru lub wykonania usługi ani wystawienia korekty takiej faktury.

Przepisy nie precyzują, w którym dokładnie momencie należy wystawić fakturę proforma. W praktyce natomiast wystawia się ją przed dokonaniem zapłaty przez odbiorcę towaru lub usługi. Po tym fakcie można wystawić już tylko fakturę właściwą.

W przeciwieństwie do proformy faktura zaliczkowa jest ujmowana w księgach rachunkowych i powoduje powstanie obowiązku podatkowego – jednak tylko na gruncie VAT. Otrzymanie wpłaty na poczet dostawy towaru lub usługi posiadającej zaliczkowy charakter (czyli niemającej charakteru definitywnego i ostatecznego oraz w określonych warunkach podlegającej zwrotowi) generalnie nie rodzi obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych, ponieważ zgodnie z ustawą o CIT do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i wykonania usług, które zostaną dokonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona, gdy otrzymano część zapłaty za towar lub usługę. Są jednak wyjątki od tej zasady określone w ustawie o VAT. 

Faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać, gdy zapłata dotyczy, m.in.:

Dodatkowo (z kilkoma wyjątkami) nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzyma się w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności, na których poczet otrzymano płatność. W takiej sytuacji faktura końcowa powinna jednak zawierać datę otrzymania zapłaty, o ile jest inna niż data wystawienia faktury.

Również jeśli mamy do czynienia z przedsiębiorcą korzystającym ze zwolnienia z VAT, nie powinniśmy oczekiwać na fakturę zaliczkową. Otrzymanie zaliczki wywołuje skutki wyłącznie na gruncie podatku VAT, więc tzw. nie-vatowcy po prostu nie wystawiają faktur zaliczkowych.

Fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty. Jeśli nabywca wpłaca kilka zaliczek przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, za każdym razem trzeba wystawić fakturę zaliczkową.

Zgodnie z ustawą o VAT na fakturze zaliczkowej powinny się znaleźć następujące elementy:

kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku),

Nie wystarczy więc krótkie wskazanie w takiej fakturze, że jest to „zaliczka do zamówienia z dnia...”.