Przesyłki sądowe na terenie UE – czy, jak i kiedy odbierać?

Jak ta procedura wygląda w praktyce? Jak powinien się zachować odbiorca sądowej przesyłki zagranicznej i na co powinien zwrócić uwagę, aby doręczenie było nie tylko skuteczne, ale przede wszystkim – bezpieczne? 

Procedurę doręczeń – wedle obowiązującego rozporządzenia [2] – realizują organy centralne oraz jednostki przekazujące i przyjmujące, wyznaczone przez państwa członkowskie UE do realizacji celów rozporządzenia. Wyjątkiem jest Dania, gdzie doręczenia dokonywane są w ten sam sposób, ale nie na podstawie przepisów rozporządzenia, lecz na podstawie odrębnej umowy między Wspólnotą Europejską a Danią. 

Organ centralny (w Polsce – Ministerstwo Sprawiedliwości) ma za zadanie informować sądy o właściwych jednostkach przyjmujących, koordynować problematyczne doręczenia i w wyjątkowych sytuacjach doręczać korespondencję właściwej jednostce przyjmującej. W praktyce jednak funkcje jednostek przekazujących i przyjmujących pełnią odpowiednie wydziały bądź prezesi sądów na poziomie okręgu. W Polsce dokumentację doręczeniową przygotowuje sąd orzekający w danej sprawie, zaś doręczenia dokonuje formalnie prezes danego Sądu Okręgowego. Korespondencja wysyłana przez jednostkę przekazującą doręczana jest jednostce przyjmującej i ta dokonuje ostatecznie doręczenia adresatowi (w większych państwach korespondencja przesyłana jest jeszcze do najbliższego adresatowi sądu rejonowego). Komunikacja pomiędzy jednostkami przekazującymi i przyjmującymi dotycząca wysłania, wpływu i przyjęcia korespondencji odbywa się za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego (lub przy użyciu innych środków). 

Korespondencja, którą sąd chce doręczyć odbiorcy w innym państwie członkowskim UE – niezależnie od tego, jakiej sprawy dotyczy – składa się zasadniczo z dwóch elementów. 

Pierwszy z nich to formularze doręczeniowe, będące załącznikami do rozporządzenia. Są one ustrukturyzowane w taki sposób, aby niezależnie od języka urzędowego państwa członkowskiego sąd przekazujący był w stanie te formularze wypełnić. 

Drugim elementem jest korespondencja właściwa, czyli konkretne dokumenty, które mają zostać adresatowi doręczone. Należy jednak pamiętać, że muszą one zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego przynajmniej na język urzędowy państwa członkowskiego, w którym nastąpić ma doręczenie, a w przypadku państw wielojęzycznych – na jeden z języków urzędowych miejsca, w którym ma nastąpić doręczenie adresatowi. Jednostka przyjmująca powinna wykonać doręczenie w ciągu jednego miesiąca od dnia jego wpływu. 

Inne sposoby doręczeń, które wiążą się z pewnym ryzykiem, ale na które może się zdecydować sąd państwa przekazującego, to doręczanie: 

Istotne przy odbiorze takiej korespondencji jest dokładne zbadanie całej zawartości, tj. wszystkich stron danego pisma, przede wszystkim pod kątem kompletności tłumaczeń. Każde pismo – bez względu na to, czy stanowi ono pismo przewodnie, wezwanie czy pismo procesowe – musi być doręczone adresatowi wraz z tłumaczeniem przysięgłym. Bardzo często zdarza się, że tłumaczenia są niekompletne, np. brakuje tłumaczenia pisma przewodniego ze zobowiązaniem i wyznaczeniem terminu na złożenie pisma albo tłumaczeń obligatoryjnych pouczeń kierowanych do adresata, albo tłumaczeń załączników do pism. Wstępnej weryfikacji najlepiej dokonać jeszcze na miejscu, w jednostce przyjmującej. 

Dlaczego jest to tak ważne? Niemal każde doręczenie korespondencji sądowej niesie ze sobą procesowy skutek w postaci rozpoczęcia biegu terminu do wykonania jakiejś czynności – najczęściej złożenia pisma. Uchybienie takiemu terminowi wiązać się będzie – w większości przypadków – z negatywnymi skutkami procesowymi dla odbiorcy korespondencji. 

Jeśli adresat nie jest w stanie sprawdzić samodzielnie kompletności tłumaczeń – może przesyłkę wstępnie odebrać i w ciągu dwóch tygodni albo samemu dokonać weryfikacji, albo zlecić sprawdzenie treści przesyłki osobie znającej język państwa przekazującego albo profesjonaliście – adwokatowi wykonującemu zawód w państwie przekazującym. 

Jeśli okaże się, że dokumenty nie są prawidłowo przetłumaczone lub tłumaczenie jest niekompletne albo okaże się, że adresat w ogóle nie posługuje się językiem, na który przetłumaczona została korespondencja – wówczas adresat może i powinien skorzystać z prawa do odmowy odbioru przesyłki. W takim wypadku musi złożyć pisemne oświadczenie w momencie doręczenia albo w ciągu dwóch tygodni od momentu doręczenia. Oświadczenie składa się na formularzu L zawartym w załączniku I (załączniki te są doręczane wraz z korespondencją) albo po prostu na piśmie ze wskazaniem, że adresat odmawia przyjęcia dokumentu z uwagi na język, w jakim dokument został doręczony. Po złożeniu takiego oświadczenia jednostka przyjmująca informuje jednostkę przekazującą o tym fakcie i przesyła korespondencję z powrotem. Wówczas sąd przekazujący weryfikuje, czy w istocie zachodzi konieczność dodatkowego tłumaczenia dokumentów (lub innego rodzaju uzupełnienia dokumentacji podlegającej doręczeniu), czy też odmowa odbioru przez adresata była niezasadna. 

W pierwszym przypadku sąd może konwalidować doręczenie i powtórzyć procedurę poprzez doręczenie adresatowi kompletu dokumentów wraz z ich tłumaczeniem. Jeśli jednak sąd uzna, że doręczenie nastąpiło prawidłowo i odmowa odbioru nie była zasadna – podjęcie działań w celu ochrony swoich praw może okazać się już niemożliwe właśnie ze względu na upływ terminu. Istnieje formalna możliwość wystąpienia z wnioskiem o zniesienie skutków upływu terminu (np. gdy pozwany nie ze swojej winy nie mógł zapoznać się z dokumentem w czasie umożliwiającym mu podjęcie obrony lub nie zapoznał się z treścią wyroku w czasie umożliwiającym mu złożenie odwołania lub gdy pozwany podniósł zarzuty merytoryczne, które nie wydają się z góry nieuzasadnione), jednak wiąże się to z ogromnym ryzykiem nie tylko uznania przez sąd, że doręczenie jednak było skuteczne, lecz także z ograniczonymi możliwościami wzruszalności wyroków czy wznowienia postępowań w poszczególnych państwach członkowskich. 

Dlatego jeśli otrzymasz przesyłkę z sądu innego państwa członkowskiego, bezwzględnie powinieneś poszukiwać profesjonalnego wsparcia. Nasi specjaliści służą pomocą w każdym z państw członkowskich UE.