Progi, od których zależy obowiązek wprowadzenia procedury wewnętrznej w przedsiębiorstwie – wątpliwości

​Jarosław Hein

29 września 2022 r.

Jak określać progi, od których zależy obowiązek i termin wprowadzenia procedury wewnętrznej w przedsiębiorstwie? Kogo należy uwzględniać w liczbie 50 i 250 osób wykonujących lub świadczących pracę?

Nadal trwają prace nad ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (dalej „ustawa o sygnalistach”), która ma implementować postanowienia unijnej dyrektywy dotyczącej whistelblowingu [1]. Ostatni opublikowany na stronach Rządowego Centrum Legislacji projekt ustawy jest datowany na 22 lipca 2022 r. Jest to już czwarta wersja ustawy opracowywanej przez obecny rząd.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w przedsiębiorstwach

Lektura nowego projektu ustawy o sygnalistach budzi szereg wątpliwości, w tym w kwestii niezmiernie istotnej dla biznesu, czyli obowiązku ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych w przedsiębiorstwach.
Przepisy projektu ustawy, uwzględniając postanowienia dyrektywy o sygnalistach, wprowadzają próg – 50 osób wykonujących lub świadczących pracę na rzecz danego podmiotu – z którego osiągnięciem wiąże się obowiązek ustalenia przez ten podmiot procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jednocześnie przepisy dostosowujące i końcowe projektowanego aktu prawnego stanowią, że realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i mniej niż 250 osób – następuje do 17 grudnia 2023 r. Natomiast podmioty, które przekraczają próg 250 osób – będą miały 2 miesiące od dnia wejścia ustawy w życie na ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych. 

Progi a obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznej

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że nie powinno być problemu z ustaleniem jakie podmioty mają obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznej i jak należy ustalić ww. progi.   W praktyce jednak zastosowanie wskazanych progów może okazać się problematyczne.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że pierwszy projekt ustawy o sygnalistach z 14 października 2021 r. odwoływał się do liczby 50 oraz 250 pracowników zatrudnionych w danym podmiocie. Jednocześnie definiował pojęcie „pracownika”, poprzez odwołanie się do pojęcia pracownika w Kodeksie pracy oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Obecne brzmienie przepisów projektowanej ustawy mówi o osobach wykonujących lub świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego i nie definiuje tego sformułowania.

Nie budzi wątpliwości, że tymi osobami są pracownicy danego podmiotu w rozumieniu Kodeksu pracy, jak również pracownicy tymczasowi wykonujący pracę na rzecz danej firmy jako pracodawcy użytkownika. Wątpliwości mogą pojawić się w przypadku osób zatrudnionych na umowę zlecenie, kontraktach B2B, jak również w przypadku stażystów, praktykantów i wolontariuszy.

Spróbujmy przeanalizować przedmiotowe zagadnienie na prostym przykładzie:

Przykład
Spółka ABC sp. z o.o zatrudnia 40 osób na umowę o pracę oraz 6 osób na umowę zlecenie. Ponadto z 2 osobami są zawarte umowy typu B2B – osoby te współpracują wyłącznie ze spółką ABC. W spółce odbywa płatne praktyki 1 osoba, która wykonuje proste prace biurowe. Dodatkowo spółka korzysta z usług sprzątania zlecając je firmie Pana Kowalskiego, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zatrudnia 3 osoby, które 3 razy w tygodniu sprzątają biura spółki ABC sp. z o.o.
 
Czy spółka ABC sp. z o.o. ma obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych w związku z osiągnięciem progu 50 osób w świetle projektowanych przepisów ustawy?

Bez wątpienia przy obliczaniu progu musimy wziąć pod uwagę 40 osób, które są pracownikami firmy ABC sp. z o.o. Odejście, w kolejnych wersjach projektu ustawy o sygnalistach, od posługiwania się pojęciem pracownika w kontekście obliczania progu na rzecz szerszego pojęcia osoby świadczącej lub wykonującej pracę przemawia za tym, żeby uwzględnić zleceniobiorców, którzy świadczą pracę na podstawie umowy zlecenia. Powyższy argument przemawia również za uwzględnieniem przy obliczaniu progu praktykantów, jaki i osoby zatrudnione na umowę B2B, które można uznać za osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej. Uwzględniając powyższe mamy 49 osób i pozostaje rozstrzygniecie, jak potraktujemy Pana Kowalskiego? Pan Kowalski, który jest klasycznym dostawcą usług sprzątania dla spółki ABC sp. z o.o., i który wykonuje usługi sprzątania poprzez zatrudnionych przez siebie pracowników nie powinien być uwzględniany przy obliczaniu progów, od których zależy obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznej. Również liczba pracowników zatrudnionych przez Pana Kowalskiego nie powinna  być brana pod uwagę przy badaniu progu. 

Wydaje się więc, że w podanym przykładzie można przyjąć, że na rzecz spółki ABC sp. z o.o. wykonuje lub świadczy pracę co najwyżej 49 osób. A zatem spółka ABC sp. z o.o. nie ma obowiązku wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.      

Podsumowanie

Należy podkreślić, że uzasadnienie do projektu ustawy o sygnalistach nie daje wskazówek, w jaki sposób interpretować pojęcie osób wykonujących lub świadczy pracę na rzecz danego podmiotu i kogo uwzględniać przy obliczaniu progów. Przyjęta konstrukcja będzie więc budzić wątpliwości w praktyce. Jeśli kwestia ta nie zostanie doprecyzowana w projektowanych przepisach lub wyjaśniona w procesie legislacyjnym, bezpieczniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców będzie przyjęcie szerokiego rozumienia osób wykonujących lub świadczących pracę na ich rzecz i w przypadkach wątpliwych podejmowanie decyzji o wprowadzeniu wewnętrznej procedury zgłaszania w firmach.

Polecamy inne artykuły z serii dotyczącej projektu ustawy o sygnalistach » 

Zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami.

Podstawa prawna:

[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17 oraz Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020 r.)