Home

Internal

International

Kontakt

de|en|pl

50 krajów – 116 biur – około 6000 pracowników – 1 firma |

Na świecie

Nasz strona wykorzystuje pliki cookies w celu personalizacji oferty wysyłanej do klientów oraz analizy zachowania użytkowników, tak aby dostarczać usługi na najwyższym poziomie. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych. Dalsze informacje można znaleźć w polityce prywatności.

Kiedy wystawić świadectwo pracy? Czy można je wystawić w trakcie zatrudnienia?

Małgorzata Kolasa-Dorosz

18 lutego 2025

SPIS TREŚCI

Świadectwo pracy – co to za dokument i w jakiej sytuacji jest wystawiany?
Do czego potrzebne jest świadectwo pracy?
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Ile czasu należy przepracować, aby móc otrzymać świadectwo pracy?
W jakim terminie pracodawca powinien wystawić świadectwo pracy?
Wydanie świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia – czy jest możliwe?
Czy pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy?
Następstwa niewydania świadectwa pracy przez pracodawcę
W jaki sposób i do kiedy można skorygować błędy w świadectwie pracy?
Dowiedz się więcej od ekspertów Rödl & Partner

Świadectwo pracy – co to za dokument i w jakiej sytuacji jest wystawiany?

Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca wręcza pracownikowi w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Znajdziemy w nim informacje dotyczące przebiegu stosunku pracy u konkretnego pracodawcy.

Do czego potrzebne jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to nie tylko dokument, który potwierdza fakt zatrudnienia i zakończenie stosunku pracy z poprzednim pracodawcą, ale także źródło cennych informacji dla przyszłego pracodawcy. Dzięki danym zamieszczonym w świadectwie pracy można uzyskać najważniejsze informacje o przebiegu stosunku pracy, w tym o sposobie rozwiązania umowy z poprzednim pracodawcą i wymiarze urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i urlopu wykorzystanego w tym roku.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Szczegółowe informacje o świadectwie pracy oraz wzór świadectwa pracy można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy, na którym zamieszczone są następujące informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych.

Należą do nich informacje dotyczące:

okresu lub okresów zatrudnienia;
wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36(1) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, zwanej dalej "Kodeksem pracy";

zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148(1) § 1 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

6. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;

urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

7. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

8. wykorzystanego urlopu ojcowskiego;

9. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;

10. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;

11. okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186(8) § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;

12. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

liczby dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67(33) § 1 Kodeksu pracy, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

13. liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

14. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

15. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

16. wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;

17. okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;

18. zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;

19. należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;

20. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Ile czasu należy przepracować, aby móc otrzymać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy powinno być wydane zawsze w przypadku rozwiązania umowy o pracę lub wygaśnięcia stosunku pracy, niezależnie od okresu obowiązywania umowy i okresu zatrudnienia. Oznacza to, że jako pracodawca w przypadku podpisania umowy o pracę z pracownikiem masz obowiązek wystawić świadectwo pracy nawet, jeśli przepracował on na jej podstawie choćby 1 dzień.

W jakim terminie pracodawca powinien wystawić świadectwo pracy?

Świadectwa pracy powinny być wystawiane w ostatnim dniu ustania stosunku pracy i wydane bezpośrednio pracownikowi, a jeśli nie jest to możliwe - osobie, którą pracownik upoważnił pisemnie do odbioru. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób.

Wydanie świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia – czy jest możliwe?

Jeśli Twój pracownik zwróci się do Ciebie z prośbą o wydanie świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia, musisz pamiętać, że wydanie dokumentu w czasie obowiązywania umowy o pracę, w tym w okresie wypowiedzenia, nie jest możliwe. Jako pracodawca, również nie możesz proponować wydania świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia. Świadectwo pracy pracownikowi wydaje się po rozwiązaniu umowy o pracę lub wygaśnięciu stosunku pracy.

Czy pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy?

Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy. Oznacza to, że pracownik nie musi wnioskować o jego wydanie. Dokument wydawany jest każdemu pracownikowi, który ma podpisaną umowę o pracę, niezależnie czy jest to umowa na czas próbny, określony czy nieokreślony. Wydania świadectwa pracy nie można również uzależniać od zdania sprzętu firmowego, czy konieczności dokończenia przez pracownika zleconych zdań i projektów.

Następstwa niewydania świadectwa pracy przez pracodawcę

W przypadku rozwiązania umowy o pracę lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy. Niestety istnieją przypadki, że zatrudniający nie wywiązują się z tego obowiązku. Należy pamiętać, że pracodawca zatrudniający pracowników ponosi odpowiedzialność za niewydanie pracownikowi w terminie świadectwa pracy - brak wypełnienia obowiązku przez pracodawcę może skutkować nałożeniem grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Kiedy świadectwo pracy nie zostanie wydane na czas, pracownikowi przysługuje prawo do wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.

W jaki sposób i do kiedy można skorygować błędy w świadectwie pracy?

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy, należy pamiętać, by sprawdzić informacje w nim zawarte, a w przypadku zauważenia nieścisłości, pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.

Dowiedz się więcej od ekspertów Rödl & Partner

Warto zadbać o świadectwo pracy w przypadku, kiedy następuje ustanie stosunku pracy. To cenny dokument, który jest źródłem wielu informacji o pracowniku.

Masz pytania dotyczące świadectwa pracy lub przebiegu stosunku pracy Twoich pracowników? Zastanawiasz się jakie zadania obowiązują Cię, jako pracodawcę w przypadku oferowania umowy o pracę? Eksperci Rödl & Partner z chęcią odpowiedzą na Twoje pytania i przenalizują indywidualnie Twój przypadek, tak byś był pewien, że wywiązujesz się z obowiązków pracodawcy. Skontaktuj się z nami »