Kodeks pracy a praca zdalna

Michał Prokop, Monika Spotowska

26 maja 2021 r.​

19 maja 2021 r. Ministerstwo Rozwoju Pracy i Technologii opublikowało projekt zmian w Kodeksie Pracy, które mają  na celu wprowadzenie na stałe pracy zdalnej do przepisów prawa pracy.

Aktualnie praca zdalna występuje w trzech formach:

• praca w formie telepracy;
• praca zdalna na podstawie przepisów tzw. tarczy antykryzysowej;
• praca zdalna poza powyższymi reżimami.

Najważniejsze regulacje przewidziane w projekcie ustawy polegają na:

1. wprowadzeniu definicji pracy zdalnej, zgodnie z którą pracą zdalną będzie praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
2. przyjęciu, że praca zdalna będzie mogła być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia (w tym drugim przypadku praca zdalna mogłaby być wykonywana z inicjatywy pracodawcy albo pracownika);
3. umożliwieniu polecenia przez pracodawcę w szczególnych przypadkach (tj. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe) – wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, przy zastrzeżeniu uprzedniego oświadczenia przez pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie;
4. uregulowaniu obowiązku określania zasad wykonywania pracy zdalnej:
   - w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
   - w regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników);
5. umożliwieniu wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo regulamin, o których mowa w pkt 4, określające zasady wykonywania pracy zdalnej;
6. wprowadzeniu możliwości wiążącego wycofania się z pracy zdalnej przez pracodawcę lub pracownika – w terminie 3 miesięcy od dnia jej podjęcia;
7. uregulowaniu obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną (m.in. dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną) oraz przyznania stronom uprawnienia do zawarcia porozumienia w zakresie wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi i materiałów w pracy zdalnej;
8. unormowanie zasad kontroli pracownika przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy zdalnej;
9. ustanowieniu zakazu dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną;
10. zagwarantowaniu pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prawa do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników;
11. wprowadzeniu szczególnych zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
12. umożliwieniu pracownikowi przekazywania wszystkich wniosków, dla których przepisy Kodeksu pracy przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca będzie zobowiązany, m.in. do dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz do pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną. Strony będą mogły również zawrzeć porozumienie w zakresie wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej.

Pozytywne interpretacje KIS – ekwiwalent za pracę zdalną bez PIT

W trwającym obecnie stanie epidemii fiskus zaczął wydawać pozytywne dla pracodawców i pracowników interpretacje indywidualne, w których stwierdził, że wydatki na zorganizowanie pracy zdalnej nie stanowią przychodu pracownika, który wykonuje zadania z domu. Korzystne interpretacje opierają się jednak na wprowadzonych tymczasowo regulacjach z tarcz antykryzysowych. Dlatego warto monitorować jak fiskus ustosunkuje się do rozwiązań przewidzianych w nowych przepisach.

Konsekwencje proponowanych zmian

Projektowane regulacje zastąpią przepisy Kodeksu pracy dotyczące telepracy, które zostaną uchylone. Niektóre rozwiązania prawne normujące telepracę zostały przejęte do nowych kodeksowych przepisów o pracy zdalnej.

W efekcie oczekuje się uelastycznienia możliwości wykonywania pracy poza zakładem pracy oraz rozpowszechnienia wykonywania pracy w formie pracy zdalnej, także po odwołaniu obowiązującego stanu epidemii.

Ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na obszarze Polski stanu epidemii. Pracodawcy, którzy określili już warunki świadczenia telepracy w porozumieniu lub regulaminie będą mogli jednak dostosować je do nowych przepisów w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie projektowanej ustawy.

W przypadku pytań dotyczących nowych regulacji, zachęcamy do kontaktu z ekspertami Rödl & Partner.